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「移行作業は面倒ですよね」

旧プランからのサーバー移行のお客様対応
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旧プランを利用していると、ミドルウエアのバージョンが古くてアプリケーションをインストールできない。新プランの方が断然安い。また、あるサーバー機能について調べたら、新プランじゃないと対応していないなどの理由により、サーバー移行を検討するお客様からお問い合わせをいただくことがあります。
今回はそんなサーバー移行を行ったお客様との記録です。

年末、あと数日で師走を迎えるという夕方に電話鳴りました。

安いサーバーへ移行できないかな?

お客様
今、利用しているサーバーの更新案内メールが来ましたが、だいぶ昔のサーバーで、費用は高いし、設定しているのは1ドメインのみでメール機能しか使っていません。もし、安いサービスがあればこの機会に移行したいと思っています。

サポート
わかりました。ご利用状況から確認しますので、お待ちください

お客様の利用状況を確認したところ、8年前の仮想専用サーバーを利用されていました。

サポート
確かに、お客様がご利用のサーバーは古いため、費用も高い状態です。よりスペックが高く、さらには費用も現状の五分の一に抑えられるプランが出ています

お客様
なるほど、新しいサーバーへ移行したいですが、移行作業が発生しますよね?

サポート
はい。移行作業はお客様主体で行っていただく必要があります。

お客様
全然くわしくないけど、やっぱり自分でやらないとダメですよね?

サポート
各PCのメールソフト設定変更や、サーバー切り替えに伴うDNS変更はお客様側で行っていただくことになります。ただ、サーバーへのメールアドレス一括登録作業については弊社側で作業を代行する有料サービスをご用意しております。また、弊社側でも可能な範囲でサポートをさせていただきます。

お客様
わかりました。では、サーバーを移行したいので、まずは、見積をお願いします。

サポート
承知しました。準備してメールでお送りします

 

お客様は年が明けてからサーバー移行の準備に入りました。

サーバーへのメールアドレス一括登録

メールアドレスの一括登録はお客様側でメールアドレスとパスワード一覧のデータを用意していただき、それを元に弊社側で作業を行いますが、お客様の手元にはそのようなデータはないとのことでした。その場合、サーバー上でのコマンド操でデータを抽出する事が可能です。

しかし、お客様はコマンド操作が難しいとのことでした。そこで、作業の手順をメールでお送りして電話で操作方法をご案内しながら、メールアドレスとパスワード一覧を抽出していただきました。

次に、お客様側で抽出したデータを元に弊社側でメールアドレスの一括登録を行いました。さらに、お客様側でメールアドレス毎にメール転送など個別の設定を行っていただきました。

また、サーバー移行時、各PCのメールソフトでは新サーバー用と現行サーバー用にアカウントを二重に設定してメールの取りこぼしを防ぐ事を推奨しています。しかし、お客様はアカウント数が多いため、二重設定は行わないとのことでした。

いよいよサーバー切り替え

残すは最終的なサーバー切り替えです。切り替えはDNSレコードの変更により行いますが、ドメインを管理するDNSサーバーは他社で管理していて、作業はお客様の関連会社へ依頼するとのことでした。

サポート
サーバーを切り替える場合、ドメインを管理しているDNSサーバー側でDNSレコード(ゾーン)の変更が必要でして…… 

とご説明をはじめたところ、

お客様
…… 全然意味がわかりません。関連会社へどのように伝えたらよいのでしょうか? 

わかりにくいようでしたので、DNSレコード変更内容についての詳細をメールで送りました。

そして、お客様から関連会社の作業者へメール転送して切り替えの作業を行っていただきました。

一口メモ -DNSって、よくわからない-「DNSレコード変更? DNSサーバー? ゾーン??? 」
サーバー切り替えの際に欠かせない情報となりますが、詳しくはよくわからないのが一般的だと思います。
DNSレコードの設定変更は複数のドメインやサーバーを扱う業務に従事している方でない限り、頻繁に発生する作業ではなく、実作業者へ変更内容が正確に伝わればそれで十分で、個人的にはDNSに関してすべてのお客様が理解する必要はないと思っています。

サービス移行完了

DNSの切り替え作業がおわり、無事、移行が完了しました。今回、お客様サーバーのご利用状況はドメインが1つで、メール機能のみでした。さらにはメールアドレス一括登録代行を依頼された為、お客様側でのサーバーへの設定作業はほぼ発生せず、比較的容易な移行作業でした。

それでもお客様にとって作業は負担だったようで、作業完了は予定より大幅に遅れました。

不明な点はいつでもご連絡頂ければと思っています

今回、メールアカウントの一括登録をした際に新サーバーでは簡単なパスワード設定ができない仕様になっていたため、一部の安易なパスワードのアカウントは設定できませんでした。そこで、弊社側では任意のパスワードでアカウントを設定しました。

お客様へその旨を伝えて、メールパスワードをお客様オリジナルなものに再設定いただくようお願いしました。

お客様
メールパスワードって再設定できるんですね? 今までパスワードがわからなくなった場合には、アカウントを一回削除してから作り直していました。

メールアカウントを削除しなくても、メールパスワードの再設定は可能です。

このことをご存じなかったのがとても残念で、迷ったときにはお電話をいただければと思いました。

サポート
パスワードがわからなくなっても、アカウントを削除する必要はないですよ。よろしければ、設定方法をご案内しますが…… 

お客様
そっか、じゃ、またその時がきたら相談しますね。

ほんといろいろありがとうございました。今後ともよろしくお願いします。

お客様の対応はすべて終わりました。

サーバーの利用状況によりますが、移行作業は大なり小なり大変! 面倒! と誰しも思ってしまうのではないでしょうか。ただ、新しいサーバーは性能がよく、値段も安くなりといいことがいっぱいです。私はそのメリットをお客様に感じていただきたいと日ごろ思っております。

赤影赤影
「その時が来たら相談します」

頻繁にお問い合わせを下さる、お客様よりこの台詞をいただいたら本当にまた質問が来るんだろうなと思いますが、このお客様はどうでしょうね。

たとえば、まったくの別件での例ですが、不測のサーバーの不具合があり、ご連絡をいただいたお客様がいて、

「原因は不明ですがが何とか状況が落ち着きました」

というようなご説明をサポートからお電話でした後、

「わかりました。また何かあったらまたご相談します」

というニュアンスでお声がけしてくださるお客様は、長く手を煩わせちゃ悪い、という我々への思いやりで、そういってくださっているのかなと思います。

喉元すぎたので熱さはないよ、というお客様の寛大さにサポートが甘える形になってしまいますが。

このお客様の、メールアカウントのパスワード変更をしたかったから、アカウントを削除して作り直して最初から作り直す、という手法は大胆ではありますが、解決に導けています。ご自身のサバイバル能力で対応されてきた様子がわかります。この先、

「ああ知りたい。何とかしたい」

という熱い熱いその時が来たら、またお問い合わせいただけるに違いないと思います。
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青影
青影
電話とメールでお客様の対応をおこなっています。 サポート歴は長くなりましたが、まだまだ学ぶ事も多く、日々勉強と思う今日この頃です。 プライベートでは一児の母で、今はまっていることは子供の意味不明な言葉を解読することです。
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